پست الکترونیکی ، همانند تمام سرویسهای اینترنت از سیستم سرویس دهنده / سرویس گیرنده (Client/Server) استفاده می کند. سرویس گیرنده می تواند هر برنامه مدیریت میل مثل Outlook یا Eudora باشد. همچنین اگر از سرویسهای میل رایگان استفاده می کنید ، سرویس گیرنده در صفحه ی وب ظاهر می شود. سرویس دهنده پست الکترونیکی مرکب از دو سرویس دهنده متفاوت است که روی یک ماشین سرور قرار دارند. یکی از آنها سرور SMTP نامیده می شود که اول کلمات (Simple Mail Transfer Protocol) پروتکل انتقال پست ساده است و وظیفه ی اداره کردن خروج میل را دارد . دیگری سرور POP3 نامیده می شود که اول کلمات (Post Office Protocol) پروتکل اداره پست نگارش 3 است و وظیفه ی اداره کردن ورود میل را دارد.

سرور SMTP
فرض کنید من می خواهم یک میل بفرستم. میل من nima است و حساب من در janane.com من می خواهم یک پیام برای friend@mymail.com بفرستم . همچنین از Outlook استفاده می کنم.

• Outlook با سرور SMTP در mail.janane.com با استفاده از پورت 25 تماس می گیرد.
• Outlook آدرس فرستنده و گیرنده را (همراه با بدنه پیام ) به SMTP می دهد.
• سرور SMTP آدرس گیرنده را می گیرد و به دو بخش تقسیم می کند : 
  اسم گیرنده : Friend
   نام حوزه : mymail.com
   اگر گیرنده کاربر دیگری در janane.com باشد سرور SMTP بسادگی پیام را بدست سرور POP3 در janane.com می دهد ( با استفاده از یک برنامه کوچک به نام Delivery Agent ) اگر گیرنده در یک حوزه دیگر باشد SMTP نیاز به ارتباط برقرار کردن با آن حوزه دارد.
• SMTP با سرور نام حوزه (DNS) ارتباط برقرار می کند و می گوید آیا می توانی آدرس IP سرور SMTP را در mymail.com بدهی . DNS آدرس IP را در پاسخ بر می گرداند.
• سرور SMTP با SMTP در mymail.com تماس می گیرد و پیام را تحویل می دهد. در نهایت SMTP آن را بدست POP3 می دهد. پیام در صندوق پست الکترونیکی گیرنده است.

اگر به هر دلیلی سرور SMTP در janane.com نتواند با سرور SMTP در mymail.com تماس بگیرد پیام در یک صف قرار می گیرد. SMTP به طور دوره ای سعی می کند پیامهای موجود در صف را دوباره بفرستد. برای مثال هر 15 دقیقه یک بار پیامها فرستاده می شوند بعد از 5 ساعت شما یک میل دریافت می کنید که میل شما هنوز تحویل داده نشده و بعد از یک روز یک میل دریافت می کنید که میل شما تحویل داده نشد. بنابراین میل شما برگشت می خورد.

سرور POP3
POP3 مجموعه ای از فایلها را نگهداری می کند برای هر حساب یک فایل. زمانی که یک پیام دریافت می کند POP3 آن را به انتهای فایل (مربوط به گیرنده) ضمیمه می کند. زمانی که میل خود را چک می کنید برنامه سرویس گیرنده میل با سرور POP3 از طریق پورت 110 تماس می گیرد. POP3 نیاز به اسم حساب و کلمه عبور دارد بعد از ورود به سیستم (Login) فایل مربوط به آن حساب را باز می کند و اجازه دسترسی به آن می دهد. برنامه سرویس گیرنده میل ، پیامها را به سیستم شما کپی می کند و از سرور حذف می کند. مگر این که خواسته باشید این کار را نکند